Una de las estrategias usadas para incrementar la productividad es la gestión de tiempo, que proporciona un marco para la toma de decisiones y da una estructura para proteger y adaptar el tiempo en circunstancias cambiantes. Sin embargo, un meta análisis reciente encontró que el mayor impacto de las habilidades de gestión de tiempo se encuentra en el bienestar personal (Aeon et al., 2021).
Se recopilaron 158 artículos desde mediados de la década de 1980 hasta 2019 en revistas de negocios, informática, estudios de género, psicología, sociología y educación. Su objetivo fue analizar la eficacia de la gestión del tiempo. Las investigaciones estudiaban la gestión del tiempo en el ámbito académico como en el laboral, las diferencias individuales en la gestión del tiempo y su impacto en factores de bienestar como la satisfacción con la vida, la ansiedad, la depresión y el afecto positivo y negativo.
Al observar los efectos en todos estos estudios, el equipo descubrió que la administración del tiempo tiene un impacto positivo moderado en el desempeño laboral, tanto en términos de evaluación del desempeño por parte de los gerentes como en factores como la motivación y la participación en el trabajo. La relación entre la gestión del tiempo y el desempeño laboral se fortaleció a lo largo de los años en que se publicaron los estudios, otra sugerencia de que la gestión del tiempo se ha convertido en un factor más importante en la vida de las personas. Este vínculo no era tan fuerte en entornos académicos: la gestión del tiempo parecía ser menos relevante para calificaciones de las evaluaciones que para las revisiones de desempeño en el trabajo.
Relación entre la gestión del tiempo y el bienestar personal
A pesar de las narrativas que sugieren que la administración del tiempo es principalmente una habilidad basada en el trabajo o la carrera, el vínculo más fuerte fue entre una buena administración del tiempo y el bienestar: el efecto de la gestión del tiempo en la satisfacción con la vida fue un 72% más fuerte que en la satisfacción con el trabajo. La gestión del tiempo también redujo los sentimientos de angustia.
En general, los hallazgos sugieren que la administración del tiempo funciona, aunque contrariamente a la creencia popular, el bienestar es el factor más favorecido, no el trabajo. Estos hallazgos podrían significar que el bienestar no es simplemente un subproducto de una vida laboral gestionada con éxito, sino que puede ser el resultado directo de una buena gestión del tiempo.
La gestión óptima del tiempo es una habilidad muy importante tanto a nivel laboral como a la hora de realizar las actividades de nuestra vida cotidiana y, aunque esto parezca más que evidente, no todas las personas son capaces de organizar su tiempo y sus tareas de la manera más eficaz.
Una gestión del tiempo deficiente puede ocasionar, casi con toda seguridad, altos niveles de estrés y, obviamente, falta de productividad. Por lo tanto, en el momento en el que la persona sea capaz de entender y asimilar cómo organizar su tiempo correctamente, podrá también prever posibles conflictos y planear soluciones alternativas.
Como se menciona anteriormente, saber gestionar correctamente el tiempo es una habilidad y como tal es susceptible de ser entrenada y mejorada. A pesar de que esto no es difícil, requiere de disciplina y constancia.
A continuación presentamos una serie de sugerencias que, aplicadas diariamente, potenciarán nuestra productividad y evitarán que malgastemos el tiempo inconscientemente.
1)Actitud positiva
Mantener una disposición y una actitud positiva ante nuestro trabajo es esencial para invertir nuestro tiempo de una forma eficaz y efectiva. Esta postura de motivación facilitará que tengamos la mente más despejada y podamos planificar mejor nuestro trabajo.
Si una tarea está planteada de un modo que no motiva, seguramente terminemos buscando excusas para distraernos, algo que hay que evitar. Por ello, antes de ponernos a trabajar debemos impulsar estrategias de auto-motivación, lo cual puede pasar incluso por detenernos a cerrar los ojos e imaginar la sensación de haber terminado aquello que debemos hacer, para que nos invada esa sensación de satisfacción.
2)Ser realista
Es ilógico tratar de abarcar más tareas de las que realmente podemos hacer. Otro punto importante a la hora de realizar una correcta gestión del tiempo es ser realista y honesto con uno mismo y saber qué podemos hacer y qué no. De lo contrario, lo único que conseguiremos es que nos invada la frustración y el estrés.
Así, lo mejor es tener en cuenta tanto nuestras habilidades como aquello en lo que no destacamos positivamente, para crear metas concretas y ajustadas a lo que sabemos acerca de lo que somos capaces de hacer.
3)Establecer objetivos
Tener uno objetivos claros es esencial para saber hacia dónde nos dirigimos. No obstante, los objetivos marcados deben tener una serie de características que los haga viables. Para ello han de ser: claros, cuantificables, factibles y asequibles.
4)Clarificar las tareas
Tener claras qué tareas se han de realizar para conseguir los objetivos es esencial para no perder el tiempo en actividades que no sabemos si nos van a servir de algo o no. Un buen truco es desglosarlas y convertirlas en tareas más pequeñas y sencillas. El motivo es que estas nos costarán menos y por lo tanto no malgastaremos energía en ellas.
5)Priorizar
Es obvio que no todas las tareas u objetivos son igual de importantes y urgentes, por lo que trazar un plan de acción y jerarquizar las tareas nos ayudará a estar organizados, poder llevar un seguimiento de nuestros logros y anticipar posibles complicaciones.
6)Elaborar una agenda o calendario
Una vez priorizadas nuestras tareas, el siguiente paso es planificarlas. Una planificación óptima evitará al mínimo la aparición de tareas imprevistas y de olvidos, por lo que nos dejará más tiempo para nuestro tiempo libre.
7)Realizar antes las tareas más ligeras
Existe una ley en la gestión del tiempo que dice que, si tenemos una o varias tareas que podamos realizar en dos minutos o menos, las realicemos inmediatamente. De lo contrario, después de una tarea pesada nos quedan todavía muchas tareas pequeñas y ligeras para las que ya no tenemos energía. Además, si seguimos esta norma también nos sentiremos más realizados al haber hecho muchas cosas en muy poco tiempo.
8)Centrarse en una sola tarea
Es muy importante no intentar acaparar varias tareas o actividades a la vez. A pesar de que tengamos muchas cosas que hacer, es mejor hacerlas una por una, asegurándonos así una buena concentración y un rendimiento óptimo.
9)Reducir las distracciones
Por distracciones entendemos cualquier posible estímulo externo que desvíe nuestra atención de la tarea que estemos realizando. Teléfono móvil, internet, redes sociales, otras personas o tareas, pueden desviar nuestra atención del trabajo, por lo que es necesario que estén lo menos visibles o presentes posible. En el caso de que aparezca un imprevisto o tarea por realizar, es mejor dejarlo anotado y hacerlo después, para no interrumpir la actividad.
10)Descansa
No vale la pena sobrecargarse y aguantar el cansancio solamente por intentar acabar antes o hacer más cantidad de tareas. Es necesario reposar cada cierto tiempo, cambiar de postura y hacer que nuestro cerebro descanse y se distraiga un poco. Por el contrario, lo más probable es que esa acumulación de cansancio acabe por cansarnos más, volvernos menos ágiles mentalmente y darnos la sensación de que no podemos con todo.
11)Desconecta
Al igual que es necesario descansar mientras realizamos una tarea, es imprescindible desconectar una vez hayamos acabado la jornada. En la medida de lo posible dejar las tareas para el horario laboral o de trabajo y dedicar el tiempo libre a desconectar e invertirlo en nosotros mismos.
12)Cuidar los medios y el lugar de trabajo
Igual de importante es cuidar de nuestra actitud como de nuestro lugar de trabajo. Debemos asegurarnos de tener preparado todo aquello que vamos a necesitar, así como procurarse que todo funcione correctamente. Un espacio o lugar de trabajo ordenados y con las condiciones adecuadas nos ayudará a rendir mejor y a no perder el tiempo en otros asuntos.
13)Evitar la procrastinación
Procrastinar significa postergar, retrasar o posponer todas aquellas actividades o hábitos que nos apetece hacer o no nos sentimos motivados, reemplazándolas por otras que nos estimulen más o sean más irrelevantes.
Fuente:
Adaptado de www.psyciencia.com. Autora: María Fernanda Alonso
Adaptado de www.psicologiaymente.com. Autora: Isabel Rovira Salvador
